Případová studie : Jak evropský manažer optimalizuje své cesty díky business aviation s AEROAFFAIRES

Čas není jen vzácným zdrojem, ale jedním z nejstrategičtějších aktiv moderního podnikání. V ekonomickém kontextu, kde každá příležitost může mít význam, může schopnost jednat rychle – být ve správný čas na správném místě – změnit průběh jednání, urychlit rozhodnutí nebo zajistit klíčové partnerství. Služební cesty, které byly dlouho řízeny jako jednoduchá podpůrná funkce, jsou nyní klíčové pro výkonnost výkonných týmů.

Pokud cesta zahrnuje několik zemí, kontakty na vysoké úrovni a krátké termíny, stává se obchodní letectví konkrétní pákou efektivity a předvídavosti. Cestování soukromým letadlem zdaleka není otázkou image nebo prestiže, ale „okázalé“ reprezentace. Je to především pracovní nástroj, který umožňuje zachovat to podstatné: užitečný čas, flexibilitu a optimální přípravu na rozhodnutí. Podle odhadů časopisu Capital může generální ředitel, který podniká přibližně třicet cest ročně, ušetřit díky soukromému tryskáči ekvivalent měsíční práce – to je jasná ukázka toho, jakou roli hraje úspora času.

Tato případová studie ilustruje, jak AEROAFFAIRES, zprostředkovatel letecké dopravy již více než 30 let, pomohl generálnímu řediteli evropské skupiny specializující se na technologie udržitelné mobility připravit a uskutečnit strategickou cestu po Evropě. Mise rozložená do tří dnů, tří zemí, tří různých výzev, s jednou hlavní potřebou: ušetřit čas.

Pozadí úkolu v oblasti letecké dopravy se společností AEROAFFAIRES

Mise, která na tohoto vedoucího pracovníka čeká, je v evropském měřítku rozhodující. Klientem je generální ředitel francouzské průmyslové skupiny působící v oblasti nízkoemisních systémů mobility. Jeho společnost má několik výrobních závodů v Evropě, udržuje technologická partnerství se specializovanými dodavateli a pravidelně se účastní mezinárodních think tanků zaměřených na energetiku a inovace. Jinými slovy, jeho rozvrh je pečlivý a jeho cesty často strategické.

Pro tuto konkrétní cestu je program obzvláště hustý a má tři hlavní cíle:

• Návštěva partnerského závodu ve Stuttgartu za účelem ověření náběhu nové výrobní linky. Na místě je cílem ověřit, že tento průmyslový závod bude schopen bez problémů zvyšovat své objemy, což je zásadní podmínka pro nadcházející uvedení nového výrobku na trh.
• Setkání se strategickým dodavatelem v Miláně za účelem uzavření víceleté smlouvy o dodávkách. Tento dodavatel dodává klíčovou součástku a zajištění víceleté smlouvy zaručí dodavatelský řetězec skupiny, čímž se předejde nedostatku a výkyvům cen.
• Vystoupení v Paříži na mezinárodním fóru o energetických inovacích, kterého se zúčastnili veřejní činitelé a investoři. Generální ředitel bude pozván, aby na této akci vystoupil, což společnosti zajistí vysokou viditelnost a příležitost k navázání kontaktů na vysoké úrovni.

Tři kritická setkání ve třech různých prostředích (průmyslové, obchodní, institucionální), ve třech po sobě jdoucích dnech – s velmi krátkými časovými lhůtami. Manažerský tým přirozeně začal hledat komerční letecké spoje, které by tyto etapy propojily, ale velmi rychle se ukázaly limity.

Omezení zjištěná u komerčních letů:

• Povinná spojení. Neexistovala žádná přímá linka, která by mohla efektivně spojit Stuttgart, Milán a poté Paříž v čase, který byl k dispozici. Manažer by musel absolvovat několik mezipřistání a přestupů s rizikem, že v případě zpoždění zmešká přípoj.
• Nevhodné letové řády. Plánované lety, které jsou k dispozici v požadovaných termínech, neodpovídají požadavkům na jednání. Například jediný ranní let z Paříže do Stuttgartu přiletěl příliš pozdě na návštěvu továrny v 10 hodin, což je donutilo odletět den předem a strávit tam noc navíc.
• Ztráta času v terminálech. I při optimalizaci má každý komerční let svůj podíl na čekání: odbavení, bezpečnostní kontroly, nástup na palubu, výstup z letadla, vyzvednutí zavazadel atd. Celkově jde o hodiny „ztracené“, které prodlužují pracovní den.
• Zvýšená únava. Komerční lety za sebou ve třech dnech, časná rána, přestupy a stres z termínů by vedoucí pracovníky vyčerpaly na úkor jejich efektivity během klíčových jednání.
• Riziko nepředvídaných událostí. Zpoždění nebo zrušení letů, stávky, ztráta zavazadel – to vše jsou nekontrolovatelné faktory, které by mohly narušit kritický plán cesty.

Matematika je jasná. Pokud by společnost dodržovala letový řád komerční letecké dopravy, ztratila by jen na přepravě a čekání ekvivalent dvou pracovních dnů. Jinými slovy, celé dva dny, kdy by manažer a jeho tým nebyli produktivní při práci na svých souborech. Mezi zmeškanými přestupy, kterým je třeba se vyhnout, a noclehy v hotelu navíc by tradiční itinerář značně oslabil efektivitu mise.

Rozhodující roli zde hraje asistentka výkonného ředitele, která má na starosti jeho diář. Uvědomovala si riziko neefektivity, a proto hledala alternativu. Obrátila se na společnost AEROAFFAIRES, zprostředkovatele služební letecké dopravy s více než třicetiletou praxí, aby se podívala na řešení šité na míru. Žádost byla odeslána pozdě odpoledne… a odpověď na sebe nenechala dlouho čekat.

Zásah společnosti AEROAFFAIRES, předního evropského leteckého poradce

Analýza žádosti

Jakmile byli kontaktováni, tým AEROAFFAIRES věnující se zákazníkovi se podíval na klíčové parametry cesty, kterou je třeba zorganizovat:

• Počet cestujících: Manažer cestuje s několika kolegy (4 až 6 osob). Letadlo musí být schopné je všechny pohodlně ubytovat a umožnit jim na palubě pracovat.
• Itinerář s více destinacemi: V krátkém časovém úseku se uskuteční několik etap (Paříž – Stuttgart – Milán – návrat do Paříže), přičemž lety budou následovat po sobě a letadlo bude během každého setkání umístěno na místě.
• Celková doba trvání cesty: Tři intenzivní dny s letadlem a posádkou v neustálé pohotovosti. Koordinace musí být pečlivá, aby každý odlet, let a přílet proběhl ve správný čas.
• Požadovaná důvěrnost: Citlivé technické dokumenty a smlouvy na palubě – pro klidnou práci během letů je nutná naprostá diskrétnost.
• Pružnost časového plánu: Časový plán musí být možné upravit až do dne předcházejícího jednání v závislosti na jeho průběhu (např. odložit vzlet, pokud jednání probíhá).
• Koordinace na zemi: V každé fázi čeká na letištní ploše soukromý řidič, který tým odveze přímo na jednání, aniž by musel procházet veřejnými terminály.

Díky této analýze je navrženo ucelené řešení na míru za méně než dvě hodiny.

Výběr letadla

Mise vyžadovala lehké proudové letadlo, které by bylo pohodlné a zároveň mělo dostatečný dolet pro přímé lety bez mezipřistání v rámci Evropy. AEROAFFAIRES navrhl letoun Cessna Citation CJ4. Tento business jet nabízí řadu výhod, které odpovídají zjištěným potřebám:

• Kapacita: až 6 cestujících, ideální pro generálního ředitele a jeho blízký tým.
• Tichá kabina: tichý, odhlučněný interiér, ideální pro nerušenou práci během letu. Prostorná kabina je vybavena polohovatelnými koženými sedadly, výklopnými policemi na počítače a velkými okny pro přirozené osvětlení.
• Prodloužený dolet: dolet přibližně 3 700 km, který řadí CJ4 mezi nejlepší ve své kategorii a umožňuje přímé lety mezi Paříží, Stuttgartem a Milánem bez nutnosti doplňování paliva. To více než pokrývá potřeby cestování po více městech.
• Univerzálnost na letištích: CJ4 může využívat relativně krátké vzletové a přistávací dráhy (od ~1 500 m pro vzlet). Může proto přistávat na vedlejších obchodních letištích, blíže průmyslovým areálům nebo centrům měst, a vyhnout se tak hlavním přetíženým dopravním uzlům.

Zákazník tuto možnost rychle přijal. Je zvyklý cestovat přes letiště Paris-Le Bourget a oceňuje možnost přímého přístupu k letadlu bez front a labyrintu cest přes obchodní terminál. Na Le Bourget, předním evropském letišti pro obchodní letectví, trvá od příjezdu na soukromý terminál do startu letadla zpravidla pouhých 15 minut, zatímco u pravidelného letu by bylo třeba počkat dvě hodiny. Tato časová úspora a diskrétnost nabízená od okamžiku nástupu do letadla jsou pro tohoto manažera rozhodující výhodou.

Kompletní organizace logistiky: služby od dveří ke dveřím od společnosti AEROAFFAIRES

Společnost AEROAFFAIRES pak celou misi důkladně koordinuje a věnuje pozornost i těm nejmenším logistickým detailům:

• Letový plán na míru: časový plán každého letu je přesně přizpůsoben požadavkům schůzek. Pokud například návštěva továrny končí ve 12 hodin, letadlo krátce poté odstartuje do Milána, aby se zabránilo zbytečným zpožděním. Naopak letadlo odletí až ve chvíli, kdy je tým připraven, což nabízí určitou míru flexibility, která u pravidelných letů není k dispozici.
• Rezervované letištní sloty: na letištích ve Stuttgartu a Miláně jsou předem zajištěny sloty pro přistání a vzlety, aby letadlo mohlo odletět a přistát v plánovaných časech, a to i v případě hustého provozu. Nehrozí tak, že budete létat v kruhu nad přetíženým letištěm.
• Auto s řidičem na letištní ploše: jakmile letadlo přistane ve Stuttgartu nebo Miláně, čeká na tým u paty letadla soukromé vozidlo.
• Individuální palubní servis: na palubě letadla je zajištěn specifický catering. Na palubě se podávají lehká jídla s ohledem na alergie a preference manažera, takže se můžete najíst bez ztráty času. Není vnucována žádná těžká strava: tým si může vybrat, zda bude během letu pracovat, nebo odpočívat.
• Připojení k internetu během letu: letadlo je vybaveno vysokorychlostním Wi-Fi připojením, které zajišťuje, že vedoucí pracovník a jeho zaměstnanci zůstávají neustále ve spojení. Během letu mohou posílat e-maily, účastnit se videokonferencí nebo dolaďovat prezentace, jako by byli v kanceláři, a to vše v důvěrném a bezpečném prostředí.

Cílem těchto opatření není zvýšit počet luxusních služeb, ale odstranit všechny zbytečné třecí plochy. Od letového plánu až po pozemní přepravu je vše zorganizováno tak, aby každý přechod byl co nejplynulejší. AEROAFFAIRES se postará o koordinaci všeho, takže se manažeři mohou soustředit výhradně na své obchodní záležitosti. Jak sami říkají: „S business aviation se můžete soustředit na své poslání a nemusíte se starat o logistiku cesty“. Touto filozofií se řídí organizace zavedená pro mise.

Plán misí

Den 1 – Paříž ✈ Stuttgart

Odlet: Soukromé letadlo startuje z letiště Le Bourget v 7.30 hodin. Nástup do letadla probíhá rychle a hladce, bez zbytečného čekání: jakmile vedoucí pracovník dorazí k obchodnímu terminálu, nastoupí a letadlo opustí letištní plochu v plánovaném čase.

Přílet: V 9:10 přistává letadlo ve Stuttgartu. U paty letadla na tým čekal soukromý řidič, který ho ihned odvezl do průmyslového areálu, kde kolem 10. hodiny začala prohlídka.

Návštěva areálu: Setkání proběhlo bez problémů a zpoždění. Dvě hodiny si inženýři partnera a generální ředitel prohlíželi novou výrobní linku a schvalovali její náběh. Díky dochvilnosti a soustředěnosti získal manažer všechny potřebné informace a odjížděl s jistotou, že dodatečná výrobní kapacita bude.

Na konci dne bylo prvního cíle dosaženo bez nadměrné únavy. Volný večer využil tým k odpočinku nebo přípravě zpráv, než se pustil do řešení zbytku mise.

Den 2 – Stuttgart ✈ Milán

Ráno: Druhý den se nekoná žádný závod s časem, abyste stihli komerční let. Vedoucí pracovník může ráno zvládnout několik souborů ze Stuttgartu, přičemž soukromé letadlo čeká jen na jeho pokyn k odletu.

Vzlet do Milána: V časném odpoledni letadlo odlétá ze Stuttgartu do Milána (asi 1 hodina letu). Během cesty tým v klidu kabiny a s připojením k internetu dokončuje strategii vyjednávání. Konečné úpravy smlouvy o dodávkách jsou připraveny k předložení po přistání.

Přílet a jednání: CJ4 přistává přímo na letišti Milán-Linate. Během několika minut tým dorazí do sídla strategického dodavatele. Odpoledne bylo věnováno jednání o víceleté smlouvě. Dobře připraven a bez časového tlaku (zpáteční let byl naplánován na následující den) vedl manažer konstruktivní diskusi. Výsledkem bylo, že na konci dne bylo dosaženo principiální dohody, přičemž každá ze stran měla možnost diskutovat v dobrých podmínkách.

Večer tým zůstává v Miláně. Mohli si oddechnout a doladit své prezentace na fórum následujícího dne, místo aby museli absolvovat pozdní zpáteční cestu. Dobrý spánek je připraví na závěrečnou etapu.

Den 3 – Milán ✈ Paříž (fórum)

Zpáteční let: Brzy ráno letadlo opět startuje z Milána. V 8.30 hodin přistává na letišti Paříž-Le Bourget. Na letištní ploše čeká vozidlo, které skupinu odveze na fórum, které začíná v dopoledních hodinách.

Vystoupení na fóru: Na konci dopoledne vystupuje generální ředitel na pódium před veřejnost s rozhodovacími pravomocemi a investory. Své poselství přednesl jasně a nadšeně – aniž by jeho vystoupení poznamenala stopa únavy. Jeho projev byl trefou do černého, což mu umožnilo navázat několik cenných kontaktů při následném obědě.

Závěr: Na konci odpoledne mise skončila návratem do sídla společnosti. Tři původní cíle byly splněny beze zbytku. Druhý den se manažer vrátil ke svému týmu, připraven zúročit tyto úspěchy, aniž by se musel zotavovat z dlouhých hodin cestování.

Pozorované výsledky

Úspora času: Tím, že se manažer rozhodl pro služební leteckou dopravu, ušetřil čas odpovídající dvěma pracovním dnům, které by jinak ztratil cestováním a čekáním. Tyto hodiny nebyly ušetřeny pouze na papíře: byly znovu investovány do strategie, přípravy a analýzy v průběhu celé mise. Místo toho, aby generální ředitel uvízl na letišti nebo v letadle, aniž by mohl pokročit v práci na svých dokumentech, využil tento čas k doladění svých jednání a zpřesnění svých rozhodnutí. Lze odhadnout, že během celé cesty se díky soukromému letadlu podařilo vyhnout přibližně 15 až 16 hodinám tranzitního času – užitečného času, který přímo přispěl k úspěchu tří jednání.

Kontinuita práce: Volba soukromého letadla zajistila pozoruhodnou kontinuitu práce během celé cesty. Prostorná a tichá kabina letadla Citation CJ4 fungovala jako skutečná létající zasedací místnost a umožnila týmu pořádat pracovní schůzky ve vzduchu. Dokumenty rozložené na stole, důvěrné hovory vedené z klubového sedadla, opravy smlouvy na poslední chvíli: nic z toho by nebylo možné při standardním komerčním letu. Díky Wi-Fi připojení a soukromému prostředí mohl vedoucí pracovník zůstat produktivní mezi jednotlivými etapami, zatímco jiní by trpěli obdobími nucené nečinnosti. Studie dokonce ukázaly, že produktivita vedoucích pracovníků na cestách se může znásobit o 5 až 7, pokud se jedná o lety business jetem.

Vliv na kvalitu jednání: Příjezd odpočinutý a dokonale připravený má přímý vliv na kvalitu jednání. Vedoucí pracovník, zbavený stresu a únavy, které jsou obvykle spojeny s rychlými cestami, byl schopen přistupovat ke každému jednání s maximální koncentrací a pozitivním přístupem. To mělo vliv na tón jednání: jak ve Stuttgartu, tak v Miláně probíhaly diskuse v konstruktivní atmosféře, bez nervozity a spěchu z důvodu možného zpoždění. Stejně tak na fóru v Paříži byl díky svěžímu přístupu řečníka jeho projev jasnější a přesvědčivější. Stručně řečeno, vedoucí pracovník byl schopen dát do toho v každé fázi vše, což vedlo k přesnějším rozhodnutím a lepší schopnosti naslouchat těm, ke kterým mluvil.

Kontrola image a důvěrnosti: Obchodní letecká doprava nám také umožnila udržet si kontrolu nad příběhem, který tuto cestu provázel. Na rozdíl od komerční cesty zůstala tato cesta zcela pod pokličkou: žádná přítomnost v přeplněných palubních salóncích, žádná šance, že narazíte na konkurenta nebo zvědavého novináře během přestupního letu. Tato organizační diskrétnost byla velkou výhodou při zachování důvěrnosti probíhajících jednání. Obecněji řečeno, cestování soukromým letadlem poskytuje téměř absolutní ochranu před zvědavými pohledy nebo průmyslovou špionáží. V rámci této mise mohl vedoucí pracovník cestovat inkognito, aniž by přitahoval pozornost médií nebo spekulantů.

Co si manažerský tým pamatuje

Pro generálního ředitele a jeho tým tato úspěšná cesta zdůrazňuje, že přidaná hodnota nespočívá pouze v samotném letadle, ale především ve způsobu, jakým byla mise od začátku do konce zorganizována. Zde jsou poznatky, které si z toho odnesli:

• Obětavý tým: Jediný kontakt, který reaguje na dotazy na adrese AEROAFFAIRES, rozhodl o všem. Od prvního kontaktu až po závěrečnou zpětnou vazbu tento poradce monitoroval projekt a v reálném čase upravoval každý detail. Vedení společnosti ocenilo zejména to, že se mohlo spolehnout na nepřetržitý servis, který si byl vědom strategického významu každého letu.
• Předvídání nepředvídaných událostí: Při přípravách nebylo nic ponecháno náhodě. Zajištěné letištní sloty, plán B pro případ špatného počasí, flexibilní letové řády naplánované od samého počátku… Tato schopnost předvídat uklidnila manažera, který věděl, že v případě neočekávaných událostí jsou již připravena řešení. To je v kontrastu s tradičním cestováním, kdy sebemenší zrnko písku (zpoždění, stávka) může vše ohrozit.
• Organizační plynulost: Konečně, plynulý sled událostí byl považován za hlavní výhodu. Harmonogram jednotlivých schůzek bylo možné bezhlavě dodržovat nebo upravovat, čímž odpadla obrovská psychická zátěž. To, že se generální ředitel nemusel starat o logistiku, mu umožnilo soustředit se na svá rozhodnutí a jeho tým se mohl soustředit na obsah, nikoli na kontejner. Stručně řečeno, flexibilita systému zvýšila efektivitu kolektivu.

Slovy asistentky výkonného ředitele, která cestu organizovala:

„Rozdíl je v detailech. To, že jsme mohli den předem upravit čas odjezdu z Milána o čtyřicet minut, znamenalo, že jsme mohli jednání dokončit beze spěchu. Taková míra flexibility skutečně přispívá k efektivitě práce manažera

Srovnávací tabulka: Business aviation vs. komerční lety

Kritéria	Komerční lety (Paříž Stuttgart Milán Paříž)	Obchodní letectví s AEROAFFAIRES	Dopad na vedoucí pracovníky
Celková doba cesty za 3 dny	cca 21 hodin dopravy (přestupy, nástupy, přestupy)	cca 7 h 30 kumulativní dopravy	úspora 2 pracovních dnů
Jízdní řád	Pevný, v závislosti na pravidelných letech	Přizpůsobeno aktuálnímu rozvrhu manažera	Větší flexibilita a klid
Důvěrnost	Nízké, veřejné prostory	Vysoká, vyhrazené soukromé terminály	Ochrana dokumentů a rozhovorů
Vnitroevropská spojení	Někdy s mezipřistáním nebo přestupem	Přímo	Zachování koncentrace mezi schůzkami
Příprava jednání na cestách	Obtížné, nevhodné prostředí	Tichá kabina, spojení během letu	Nepřetržitá práce bez přestávek
Koordinace na zemi	Organizace v každém městě zvlášť	Řidiči a transfery řízené společností AEROAFFAIRES	Eliminace logistických třecích ploch
Fyzický dopad a psychická zátěž	Zvýšená únava, proměnlivost nebezpečí	Hladší průběh cest, odpočinutí cestující při příjezdu	Zlepšení kvality výměn

Závěr

V tomto kontextu není obchodní letectví jen pohodlným rozmarem, ale skutečným nástrojem pro optimalizaci pracovní doby a rozhodování. Jak ukázala tato případová studie, pro manažera, který se potýkal s kritickou mezinárodní agendou, se pronájem soukromého letadla změnil z omezení v konkurenční výhodu. Tří strategických cílů bylo dosaženo bez kompromisů tam, kde by standardní komerční cestování pravděpodobně nutilo k volbě nebo způsobilo škodlivá zpoždění.

AEROAFFAIRESspolečnost má více než 30 let zkušeností v oblasti soukromé letecké dopravy a pravidelně pomáhá vrcholovým manažerům, asistentům, projektovým manažerům, průmyslovým skupinám a institucionálním hráčům s jejich strategickými cestovními potřebami. Od svého založení v roce 1991 zorganizoval tento zprostředkovatel více než 45 000 letů na míru, při nichž přepravil více než 120 000 obchodních cestujících po celém světě. Každá mise je jedinečná a je předmětem pečlivé přípravy: vše je navrženo tak, aby se snížily třecí plochy a zachovalo se to, co je pro zákazníka skutečně důležité – jeho čas, jeho dostupnost, jeho příprava a jeho bezpečnost.

Stručně řečeno, využití služební letecké dopravy v takové situaci neznamená zvolit snadnou cestu: je to investice doefektivity. Vedoucí pracovník v naší případové studii mohl strávit tři intenzivní dny nepřetržitě na 100 % a jeho společnost již sklízí ovoce v podobě rychleji dokončených projektů a přijatých rozhodnutí. Tento scénář se dnes opakuje v mnoha organizacích, které chápou, že čas ušetřený na cestách je časem reinvestovaným do vytváření hodnot.

Chcete-li zorganizovat podobnou misi: kontaktujte naše poradce 24 hodin denně, 7 dní v týdnu:

• ✉️ [email protected]
• 🇫🇷 +33 (0)1 44 09 91 82
• 🇨🇭 +41 22 355 06 24
• 🇺🇸 +1 845 373 3456
• 🇬🇧 +44 84 4986 0547